13 étapes administratives pour organiser un examen

L’examen est un moment clé de l’évaluation des compétences d’un apprenant. Pour bien faire, il ne suffit pas de soumettre aléatoirement un questionnaire à choix multiple à un groupe d’apprenant. Évaluer les connaissances d’un individu est une tâche plus complexe qu’il n’y paraît, c’est même une science à part entière, la docimologie.

Avant de commencer à élaborer les critères d’évaluation, vous devez d’abord répondre à la question de l’objectif visé par le contrôle de connaissance que l’on souhaite mettre en place. En effet, en fonction de la finalité, la procédure d’évaluation est susceptible de varier. Évaluation diagnostique, formative, sommative ou encore certificative si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet nous vous invitons à lire notre article « Quel type d’évaluation pour quelle finalité ? »

Concours d’entrée, contrôle continu, examens diplômants, les chefs d’établissements d’enseignement doivent chaque année s’assurer de l’organisation des épreuves. Une mission lourde et fastidieuse qui demande d’accorder des ressources humaines et matérielles conséquentes qui nécessitent une grande rigueur logistique et managériale. La préparation d’un tel évènement pourrait être comparée à l’organisation des jeux olympiques.

Nous vous partageons dans cet article les 13 étapes administratives à ne pas louper pour réussir l’organisation de vos examens certifiants.

1. L’élaboration d’un référentiel de compétence

Le référentiel de compétence répertorie et décrit l’ensemble des aptitudes techniques qu’un apprenant doit acquérir à l’issue d’une formation. Ce référentiel sert de base afin de définir les critères et modalité d’évaluation à mettre en place pour valider l’acquisition des compétences.

Depuis 2019, à l’issue de la loi Avenir, l’autorité nationale France Compétence promeut le développement des compétences et l’acquisition des certifications professionnelles.

Depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi est la certification qui atteste de la qualité des prestataires de formation. Pour être certifié Qualiopi, tout organisme doit soumettre un dossier de candidature et passer un audit dans lequel 7 critères sont inspectés et où figurent les méthodes d’évaluation.

2. Organiser l’élaboration des sujets

En fonction des compétences visées, le chef d’établissement doit organiser l’élaboration des sujets d’évaluation afin de pouvoir valider les compétences des élèves. Les équipes pédagogiques doivent concevoir les parcours d’évaluation adaptés afin de valider les blocs de compétences et discerner les certifications.

Les possibilités sont nombreuses : études de cas, QCM, mémoires, mise en situation professionnelle, examens oraux et écrits, cas pratiques, travaux manuels, expériences professionnelles en stage ou en alternance.

3. Réaliser un calendrier des opérations

Un calendrier des opérations doit être réalisé afin d’organiser les différentes tâches à effectuer pour s’assurer du bon déroulement des épreuves tout au long du parcours de formation.

4. Procéder à l’inscription des élèves

Chaque apprenant qui suit un parcours de formation doit être inscrit aux différentes évaluations de compétences.

5. Convoquer les participants

Le délais d’envoi des convocations, les informations qu’elles contiennent et leurs formats (lettres, e-mail, plateformes) varie en fonction de la nature des établissements et des diplômes ou certifications concernées.

Les convocations indiquent en général l’identité du candidat, le nom de l’organisme de formation et / ou le nom de l’organisme centre d’examen, l’examen concerné, la date et l’heure de début de l’épreuve, l’heure à laquelle le candidat doit se présenter, le lieu où l’examen se déroule et les informations essentielles au bon déroulement des épreuves.

Le personnel qui s’assure du bon déroulement de l’épreuve peut également recevoir une convocation, et être amené à signer différents documents de formalités en fonction de la nature de l’examen (feuille de présence, clause de confidentialité…).

6. Prévoir l’organisation matérielle et humaine

Le chef d’établissement doit s’assurer que tous les moyens sont mis œuvre pour s’assurer du bon déroulement d’un examen. Il doit prévoir un lieu adapté pour recevoir les candidats, fournir le matériel nécessaire (tables, chaises, copies, feuille de présence…) et prévoir le personnel adéquat pour accueillir et surveiller les candidats.

7. Organiser la sécurité des supports, leur éventuelle impression, transport et stockage

Le chef de l’établissement centre d’examen doit s’assurer de la confidentialité des supports d’examens (sujets, ressources…). En fonction de la nature du diplôme visé, il devra organiser l’impression du bon nombre de support, ainsi que le transport et le stockage de ces derniers.

Les responsabilités varient en fonction du type d’établissement et du type de diplôme visé.

8. Acceuillir les candidats et veiller au bon déroulement des épreuves

Le jour des examens, tout doit être prêt pour accueillir les candidats, le matériel doit être en place, le personnel doit avoir été formé et briefé sur le déroulement. Certains participants peuvent bénéficier d’un aménagement spécifique pour raison médicale.

Le chef d’établissement et ses équipes doivent avoir anticipé tous les imprévus possibles pour proposer une réponse adaptée à chaque situation comme la gestion des élèves en retard, l’absence de candidat ou de surveillants, les oublis de matériel ou de convocation ou encore les conséquences pour un candidat suspecté de triche.

9. Distribuer les sujets

Les sujets d’examens et les ressources associés doivent être distribués à chaque candidat, sans oublis. La prise de connaissance des sujets d’examen doit se faire au même moment pour tout le monde afin de garantir la plus grande impartialité.

10. Récupérer les compositions

Les compositions des élèves doivent être récupérées, sans oubli, et classées afin d’organiser leur correction.

11. Répartir les copies entre les correcteurs

Les copies des élèves doivent ensuite être réparties et acheminées aux différents correcteurs concernés par l’examen. En fonction de la nature de l’organisation, la logistique des copies peut rapidement devenir un casse-tête et générer de multiples transports en fonction du nombre de copies à corriger, du nombre de correcteurs et de leurs situations géographiques. Il n’est pas rare de voir certaines compositions d’élèves disparaître pendant le processus.

12. Délibérer en fonction des résultats des candidats

La délibération est aussi un moment clés, qui peut être fastidieux si l’établissement n’est pas équipé des bons outils. Le cas de chaque participant doit être étudié, les résultats de chacun des sujets d’évaluation doivent être comparés au référentiel de compétences associé, afin de procéder à la validation des compétences regroupées par blocs. Certains blocs peuvent être validés, d’autres peuvent être refusés, l’obtention de la certification dépendant de l’obtention de tous les blocs.

13. Remettre les relevés de notes aux candidats

Après délibération, les candidats doivent être informés de leurs résultats et de l’obtention ou non de leur diplôme. Comme pour les convocations, le délai d’envoi des relevés de notes, les informations qu’ils contiennent et leurs formats (lettres, e-mail, plateformes) varie en fonction de la nature des établissements et des diplômes ou certifications concernées.