Créer un organisme de formation en 2025 : étapes, obligations et budget

La création d’un organisme de formation (OF) obéit à un cadre réglementaire strict et nécessite une préparation rigoureuse. Le marché français, en croissance continue, attire chaque année de nombreux porteurs de projets, qu’ils soient formateurs indépendants ou entreprises établies.

La formation professionnelle représente un secteur dynamique en France, avec près de 87 000 organismes générant plus de 15 milliards d’euros de chiffre d’affaires. La réforme de 2018 et la généralisation du compte personnel de formation (CPF) ont renforcé le besoin de structures certifiées, capables de délivrer des contenus conformes aux exigences des financeurs publics et privés.

Les offres à distance connaissent également un essor, avec des formats tels que le micro-learning, les classes virtuelles ou le social learning, qui séduisent salariés comme indépendants.

La création d’un organisme de formation est accessible à toute personne ou entité souhaitant proposer des actions de formation professionnelle. La réglementation n’impose ni diplôme ni agrément préalable, ce qui rend cette activité ouverte à de nombreux profils. Il est possible de se lancer seul ou au sein d’une structure plus développée, selon l’ambition du projet.

Peuvent créer un organisme de formation :

• Un entrepreneur individuel ou auto-entrepreneur, souvent en solo, notamment pour proposer des formations à distance ou ponctuelles.
• Une société commerciale, comme :
• SAS ou SASU : souplesse de gestion, bonne image auprès des partenaires,
• SARL ou EURL : encadrement juridique plus rigide, mais adapté aux projets familiaux ou entre associés.
• Une association loi 1901, dans le cadre d’activités à but non lucratif (insertion, éducation, soutien social).
• Un organisme public ou parapublic, comme une collectivité locale ou une structure institutionnelle (Pôle emploi, universités…).

Même si aucune qualification formelle n’est exigée, certaines aptitudes sont fortement recommandées pour répondre aux attentes du marché et aux exigences réglementaires.

Créer un organisme de formation ne se résume pas à la déclaration administrative ou à la conception de contenus pédagogiques. Avant d’exercer légalement, plusieurs étapes préparatoires structurantes sont nécessaires.

Elles permettent de vérifier la viabilité du projet, d’anticiper les besoins techniques et humains, et de se positionner de manière cohérente sur un marché concurrentiel. Ces étapes sont également indispensables pour accéder à certains financements ou obtenir des partenariats.

1. Réaliser une étude de marché

L’étude de marché permet de fonder le projet sur des données concrètes. Elle consiste à analyser le contexte économique, les attentes des futurs apprenants et les offres concurrentes existantes. L’objectif est de proposer une offre pertinente, bien positionnée et adaptée à une demande réelle.

Elle permet notamment de :

• Identifier les besoins en formation sur un secteur d’activité, une région ou un public cible,
• Repérer les tendances émergentes, comme les formats numériques ou les compétences en tension,
• Analyser la concurrence, en observant les prix pratiqués, la qualité des prestations, les certifications proposées,
• Définir un positionnement clair : domaine d’expertise, modalités pédagogiques, public visé,
• Fixer une politique tarifaire adaptée, en tenant compte des attentes des clients et des possibilités de financement (CPF, OPCO…).

Cette étape aide à éviter les erreurs de ciblage ou de contenu, et à **construire une offre de formation cohérente** avec les réalités du terrain.

2. Élaborer un business plan

Le business plan est un document de référence qui synthétise l’ensemble du projet. Il permet de formaliser les choix stratégiques et de démontrer la faisabilité économique de l’activité. Il est également nécessaire pour obtenir des aides, des financements ou convaincre des partenaires.

Un business plan structuré comprend :

• Une analyse de marché issue de l’étude préparatoire : segments visés, données chiffrées, analyse de la concurrence,
• Une stratégie commerciale : canaux de distribution, positionnement, politique tarifaire, plan de communication,
• Une organisation des formations : présentiel, distanciel, blended learning, durée des sessions, planning prévisionnel,
• Un prévisionnel financier sur 3 à 5 ans : investissements initiaux, charges, chiffre d’affaires attendu, seuil de rentabilité,
• Un plan de financement : apports personnels, prêts bancaires, aides publiques, levées de fonds.

Ce document doit être réaliste et chiffré, mais aussi accessible à des interlocuteurs non spécialistes. Il est recommandé d’y inclure des indicateurs de suivi et des scénarios alternatifs.

3. Créer la structure juridique

La création de la structure juridique formalise l’existence de l’organisme. Le choix du statut doit être adapté à la taille du projet, au niveau d’investissement prévu et aux ambitions de développement.

Parmi les statuts possibles :

• Micro-entreprise : adaptée pour démarrer seul avec peu de charges, mais limitée en chiffre d’affaires et peu crédible pour les appels d’offres,
• SASU ou EURL : solutions unipersonnelles flexibles, permettant de séparer patrimoine personnel et professionnel,
• SAS ou SARL : adaptées aux projets avec plusieurs associés, à la recherche d’investisseurs ou à des structures évolutives,
• Association loi 1901 : possible dans une logique non lucrative, notamment si l’organisme vise l’insertion, l’accompagnement social ou éducatif.

Chaque statut a un impact direct sur :

•  le régime d’imposition (impôt sur le revenu ou sur les sociétés),
• la protection sociale du dirigeant (travailleur non salarié ou assimilé salarié),
• la comptabilité (régime simplifié ou normal),
• la responsabilité (limitée ou illimitée).

Il est conseillé de se faire accompagner pour le choix du statut et la rédaction des statuts, en particulier dans le cas d’une société ou d’une association.

4. Concevoir l’offre de formation

L’offre de formation constitue le cœur de l’activité. Elle doit être structurée avec rigueur pour répondre aux attentes du public et être conforme aux obligations légales. Chaque action de formation doit faire l’objet d’un programme pédagogique formel, transmissible aux stagiaires avant leur inscription.

Ce programme comprend plusieurs éléments essentiels :

• Les objectifs pédagogiques : ce que les participants doivent savoir ou savoir faire à l’issue de la formation,
• Le public visé : salariés, demandeurs d’emploi, indépendants, etc.,
• Les prérequis nécessaires : compétences ou connaissances attendues avant l’entrée en formation,
• La durée et le calendrier : nombre d’heures, rythme, répartition des sessions,
• Le contenu détaillé : modules, thématiques abordées, activités proposées,
• Les méthodes pédagogiques : cours magistraux, ateliers, e-learning, jeux de rôle, accompagnement individualisé,
• Les modalités d’évaluation : quiz, mises en situation, dossier, évaluation à chaud ou à froid.

Une bonne conception pédagogique est aussi un critère d’éligibilité à la certification Qualiopi. Elle doit être structurée selon des normes précises.

5. Obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) auprès de la DREETS

La déclaration d’activité est obligatoire pour exercer légalement une activité de formation professionnelle en France. Elle doit être réalisée dans les trois mois suivant la première session de formation rémunérée. Cette démarche s’effectue auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Le dossier à déposer comprend :

• Un justificatif SIREN de l’organisme (extrait Kbis ou attestation INSEE),
• Un contrat ou une convention de formation déjà réalisée (preuve de la première session),
• Un programme de formation correspondant à l’action réalisée,
• Le bulletin n°3 du casier judiciaire du responsable légal,
• Les CV des formateurs impliqués dans la première action.

Une fois validé, le NDA est attribué à vie, sauf cessation d’activité. Il doit être mentionné sur tous les documents contractuels : factures, attestations de formation, conventions, site internet. Il ne constitue pas un agrément ou une certification, mais il est **indispensable pour accéder aux financements publics** ou mutualisés (CPF, OPCO, AIF…).

L’obtention du NDA marque l’entrée officielle de l’organisme dans le secteur de la formation professionnelle.

Une fois le numéro de déclaration d’activité obtenu, l’organisme de formation entre dans un cadre juridique strict. Plusieurs obligations doivent être respectées tout au long de l’exercice, quel que soit le statut juridique choisi. Ces règles assurent la transparence, la qualité des prestations et la protection des stagiaires.

Le bilan pédagogique et financier (BPF)

Chaque année, l’organisme doit transmettre à la DREETS un bilan pédagogique et financier via le formulaire Cerfa 10443*14, au plus tard le 30 avril. Ce document récapitule l’ensemble de l’activité : nombre de stagiaires, volume d’heures dispensées, types de financements, chiffre d’affaires généré. Cette déclaration est obligatoire, même si l’activité de formation est faible ou ponctuelle.

Fournir une attestation de formation

À l’issue de chaque session, une attestation de formation doit être remise au stagiaire. Elle mentionne la durée, les dates, le contenu de la formation et, si applicable, les compétences acquises. Ce document est obligatoire pour justifier d’un suivi effectif de la formation, notamment en cas de financement externe.

Les contrats ou conventions de formation

Avant le début des cours, un contrat (pour un particulier) ou une convention (pour une entreprise) doit être signé. Ce document formalise l’engagement entre les parties et contient plusieurs mentions : numéro NDA, intitulé de la formation, durée, coût, modalités de règlement, conditions de report ou d’annulation. Il constitue la base légale de la prestation.

Les feuilles d’émargement obligatoires

Pour chaque session, l’organisme doit faire signer une feuille d’émargement aux participants et au formateur, demi-journée par demi-journée. En e-learning, des solutions de traçabilité numérique peuvent remplacer cette formalité. Ces documents sont exigés par les financeurs pour valider la présence des apprenants.

Appliquer la convention collective pour les formateurs salariés

En cas d’embauche de salariés, l’organisme est soumis à la Convention collective nationale des organismes de formation (IDCC 1516). Elle définit les conditions de travail des formateurs, les grilles de salaires, les durées d’intervention et les droits associés (congés, primes, etc.). Elle s’applique aux formateurs en CDI, CDD ou vacataires dès lors qu’ils ont un lien de subordination avec l’organisme.

Le budget initial pour créer un organisme de formation dépend largement du modèle pédagogique retenu (présentiel, distanciel ou hybride) et de l’ampleur de la structure. Pour un organisme structuré, les frais de démarrage se situent généralement entre 5 000 et 30 000 euros.

Parmi les principaux postes budgétaires à anticiper :

• Location ou aménagement de locaux (si formation en présentiel),
• Salaires ou prestations des formateurs,
• Achat de matériel pédagogique et bureautique,
• Souscription à des logiciels de gestion (Digiforma, Dendreo, etc.),
• Dépenses de communication : site internet, référencement, publicité,
• Certification Qualiopi, avec un coût moyen de 1 000 à 1 500 €.

Pour accompagner le financement de ces dépenses, plusieurs dispositifs d’aide sont mobilisables. Ils incluent :

• des aides nationales comme l’ACRE ou l’ARCE,
• des prêts d’honneur à taux zéro (Initiative France, Réseau Entreprendre),
• des subventions locales attribuées par les régions ou départements,
• du financement participatif, utile pour couvrir des besoins spécifiques ou tester la viabilité du projet,
• un accompagnement technique et financier par les CCI ou cabinets spécialisés.

La mobilisation de ces financements permet de limiter les risques, de sécuriser la trésorerie de départ et de professionnaliser le lancement.

Certification Qualiopi : une exigence pour les financements publics

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent proposer des formations financées par des fonds publics ou mutualisés. Cela inclut notamment les financements issus du CPF, des OPCO, de France Travail (anciennement Pôle emploi), ou encore des dispositifs régionaux.