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Organisation d’un examen oral en ligne : conseils pratiques

Numérique

Par Viktoria 1 novembre 2024

Planifier un examen oral en ligne : les étapes clés pour éviter les imprévus

Avec la digitalisation croissante des pratiques d’évaluation, comment organiser un examen oral en ligne qui soit à la fois fluide, sécurisé et accessible ? Pour les responsables pédagogiques de l’enseignement supérieur, ce défi s’applique aussi bien aux examens standards qu’aux épreuves spécifiques comme la VAE, ou encore la soutenance de mémoire. Cet article vous guide à travers les étapes essentielles pour garantir le succès de l’organisation de vos épreuves orales.

La planification est souvent négligée lors de la mise en place d’un examen en ligne. Pourtant, elle est importante pour éviter les problèmes techniques et logistiques qui peuvent survenir le jour J. Voici comment procéder.

Le choix de la plateforme : pourquoi est-il si important ?

Le succès d’un examen oral en ligne repose en grande partie sur la plateforme utilisée. Quels sont les critères essentiels ? Outre la sécurité, la plateforme doit être intuitive, accessible et capable de supporter une forte demande en bande passante sans compromettre la qualité de l’appel vidéo. Pour des épreuves comme la VAE ou une soutenance de rapport de stage, où la sécurité et la validation des compétences sont primordiales, il est essentiel de choisir une solution fiable.

Sécurité des examens

Authentification des apprenants : une fonctionnalité clé est l’authentification des participants. Cela permet de s’assurer que chaque candidat est bien celui qu’il prétend être. Utilisez des authentifications manuelles via photo ou des codes d’accès uniques pour renforcer cette étape.
Prévention de la triche : optez pour une surveillance vidéo active ou différée. Les surveillants peuvent observer en temps réel, ou visionner les enregistrements après l’examen pour s’assurer du respect des règles.

Accessibilité et simplicité d’utilisation

Interface intuitive : choisissez une plateforme simple d’utilisation pour les apprenants. Une interface trop complexe peut générer du stress inutile et des erreurs techniques. Assurez-vous également que la plateforme soit accessible aux apprenants ayant des besoins spécifiques.

Tester la plateforme : un passage obligé

Un bon examen en ligne se prépare, et cela passe par des tests en conditions réelles. Pourquoi tester avant le jour de l’examen ? Cela permet d’identifier les failles potentielles, tant du côté des apprenants que de l’équipe pédagogique. Organisez une session d’essai pour familiariser les candidats avec l’outil et leur permettre de tester leur matériel (connexion internet, webcam, microphone). En utilisant la plateforme Evaluo, vous pouvez organiser des tests anticipés pour garantir que tout le monde maîtrise les outils et éviter ainsi les problèmes techniques.

Anticiper les imprévus techniques

Même avec une bonne préparation, des problèmes peuvent survenir. Comment réagir en cas de coupure internet ou de défaillance technique ? Prévoyez des procédures de secours, telles que des numéros d’assistance technique ou des solutions de repli (par exemple, la possibilité de reprogrammer l’examen en cas de problème majeur).

Une fois la partie technique bien en place, il est temps de se concentrer sur l’expérience des apprenants. Leur préparation et leur confort durant l’examen sont des facteurs déterminants pour assurer leur succès.

Préparer les apprenants pour un examen oral en ligne réussi

Un apprenant bien préparé est un apprenant confiant. Assurer une bonne compréhension des consignes et un environnement propice à la concentration sont des étapes incontournables pour un examen en ligne . Que ce soit pour une soutenance de mémoire ou un examen standard, une bonne préparation des apprenants est indispensable.

Communiquer des instructions précises

Les consignes doivent être claires et détaillées. Quelles informations doivent être transmises aux apprenants ?

Les étapes pour se connecter à la plateforme.
Le déroulé précis de l’examen : durée, format des questions, modalités de réponse.
Les règles techniques à respecter : vérifier la qualité de la connexion internet, s’assurer que la caméra et le microphone fonctionnent correctement.

Fournissez un guide détaillant toutes ces étapes, et encouragez les apprenants à réaliser un test technique avant le jour de l’examen.

Organiser une simulation d'examen

La simulation est un outil puissant pour réduire le stress des apprenants et améliorer leur performance. En organisant une simulation d’examen, vous permettez aux participants de se familiariser avec le processus et de poser des questions en cas de doute. La simulation est particulièrement utile pour des examens à fort enjeu, comme un oral de fin d’année ou la VAE, où la maîtrise de l’outil digital est indispensable pour pouvoir délivrer une prestation orale à la hauteur des ambitions du candidat.

Gestion du temps et du stress

Techniques de relaxation : proposez des astuces pour aider les apprenants à gérer leur stress, telles que des exercices de respiration ou des pauses de 5 minutes avant l’examen.
Organisation de l’espace : recommandez aux apprenants de s’installer dans un endroit calme, bien éclairé, avec tous les outils nécessaires à portée de main (eau, papier, stylo, etc.).

Prendre en compte les besoins spécifiques des apprenants

Tous les apprenants ne sont pas égaux face à l’examen en ligne. Il est important d’adapter les conditions d’examen pour les étudiants en situation de handicap ou ayant des besoins spécifiques.

Accessibilité technique

Outils d’assistance : proposez des solutions techniques, comme des sous-titres pour les étudiants malentendants, ou des outils de dictée vocale pour ceux ayant des difficultés à écrire.

Flexibilité des horaires

Problèmes de connexion : si un étudiant rencontre des difficultés techniques majeures, prévoyez une flexibilité pour la reprogrammation de l’examen. Cela évite qu’un problème technique ne devienne une source de stress supplémentaire.

Illustration pour l'article étudiant en situation de handicap et examen en ligne

Gérer efficacement les imprévus le jour de l’examen

Le jour de l’examen, une gestion technique impeccable est essentielle pour assurer le bon déroulement de l’épreuve. Voici les étapes à suivre pour une gestion fluide.

Assistance technique en temps réel

L’un des défis des examens en ligne est la gestion des incidents techniques en temps réel. Pourquoi est-ce crucial d’avoir une assistance dédiée ? En cas de problème (coupure internet, caméra défectueuse), une équipe technique doit être disponible pour répondre rapidement et éviter tout blocage dans le déroulement de l’examen. Avec Evaluo, vous disposez d’une assistance en temps réel pour garantir le bon déroulement de vos examens oraux.

Vérification préalable de la connexion et du matériel

Pour éviter toute mauvaise surprise, demandez aux apprenants de se connecter à la plateforme au moins 15 minutes avant le début de l’examen. Cela permet de vérifier que tout fonctionne correctement.

Plan B en cas de panne

Redémarrage rapide : Si un apprenant perd sa connexion, il doit avoir la possibilité de se reconnecter rapidement sans perdre de temps.
Enregistrement de l’examen : Enregistrez l’intégralité de l’examen pour une analyse ultérieure en cas de litige ou de problème. Cela permet également de revérifier l’examen pour toute suspicion de fraude

L’organisation d’un examen oral en ligne exige une attention particulière à la fois à la préparation technique et à l’accompagnement des apprenants. En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez garantir un déroulement fluide, équitable et sécurisé pour tous les participants. Planifiez, testez et soutenez vos apprenants pour transformer cette épreuve en une réussite assurée.

Téléchargez gratuitement notre checklist pour une organisation réussie.

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